Co napisać w smsie o urlop na żądanie?
Urlop na żądanie to wygodne i elastyczne narzędzie pozwalające pracownikom na wzięcie krótkiego wolnego w nagłych sytuacjach. Zamiast skomplikowanej procedury i wypełniania licznych dokumentów, wystarczy przesłać zwięzłą wiadomość do przełożonego. Jednak aby taki wniosek został rozpatrzony pozytywnie, musi spełniać określone wymogi merytoryczne i formalne. W tym artykule przeanalizujemy kluczowe elementy, które powinien zawierać profesjonalny SMS z prośbą o udzielenie urlopu na żądanie.
Obowiązkowe składniki wniosku o urlop na żądanie
Każda prośba o urlop na żądanie przesyłana w formie SMS-a musi zawierać następujące, obowiązkowe informacje:
- Jasne określenie rodzaju urlopu - na początku wiadomości należy wyraźnie wskazać, że chodzi o urlop na żądanie. Unikaj niejednoznacznych sformułowań, które mogłyby wprowadzić przełożonego w błąd.
- Dokładne daty urlopu - podaj precyzyjny zakres dni, na które wnioskujesz o urlop. Wskaż od której do której daty chcesz być zwolniony z obowiązków służbowych. Im bardziej konkretne informacje, tym lepiej dla pracodawcy.
- Liczba dni urlopu - oprócz dat, podaj także dokładną liczbę dni urlopu na żądanie, o które występujesz. Ułatwi to naliczenie i rozliczenie tych dni przez dział kadr. Pamiętaj, że w ciągu roku przysługują Ci 4 dni urlopu na żadanie, które możesz wybrać zarówno pojedynczo jak i łącznie.
- Przyczyna urlopu (opcjonalnie) - choć nie jest to obowiązkowy element, warto krótko wyjaśnić powód, dla którego musisz nagle wziąć urlop. Pomoże to przełożonemu lepiej zrozumieć sytuację i ocenić zasadność wniosku.
Przykładowa wiadomość zawierająca wszystkie obowiązkowe składniki:
Szanowna Pani, Proszę o urlop na żądanie od 22.06 do 24.06 (3 dni robocze) w związku z nagłą sytuacją rodzinną wymagającą mojej obecności.
Dodatkowe zalecenia przy formułowaniu wniosku
Poza obowiązkowymi elementami, istnieją również inne zasady, które warto zastosować, aby zachować profesjonalny ton i zwiększyć szanse na pozytywne rozpatrzenie prośby:
- Oficjalny, uprzejmy język - choć SMS jest formą nieformalną, pamiętaj, że piszesz do przełożonego, więc należy zachować odpowiedni styl. Unikaj slangu, zbędnych skrótów i emotikonek.
- Zwięzłość i przejrzystość - nie rozpisuj się zbytnio, podaj tylko kluczowe informacje w sposób klarowny i zrozumiały.
- Nie zakładaj automatycznej zgody - nie pisz "biorę urlop", tylko grzecznie "proszę o urlop". To bardziej uprzejme i nie zakłada z góry pozytywnej decyzji.
- Dodaj podziękowanie - zakończ wiadomość uprzejmym podziękowaniem, np. "Dziękuję uprzejmie" lub "Z poważaniem".
- Śledź odpowiedź przełożonego - po wysłaniu SMSa zwróć uwagę na reakcję przełożonego. Może on poprosić o dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty.
Sytuacje, w których nie powinno się korzystać z urlopu na żądanie
Urlop na żądanie jest wprawdzie wygodnym narzędziem, ale nie należy nadużywać tego przywileju. Istnieją okoliczności, w których lepiej skorzystać z innego rodzaju urlopu:
- Długie, planowane okresy urlopowe - urlop na żądanie przeznaczony jest na krótkie, nieprzewidziane sytuacje. Na dłuższe wyjazdy lub urlopy wypoczynkowe należy korzystać ze standardowego urlopu wypoczynkowego.
- Terminy znane z dużym wyprzedzeniem - jeśli z dużym wyprzedzeniem wiesz, że będziesz potrzebował wolnego w danym terminie, złóż normalny wniosek urlopowy, a nie korzystaj z urlopu na żądanie.
- Zbyt częste wykorzystywanie - nadmierne i częste branie urlopów na żądanie może być źle odebrane przez przełożonego. Korzystaj z tej opcji z umiarem i tylko w uzasadnionych przypadkach.
- Brak realnej, nagłej potrzeby - urlop na żądanie zakłada wystąpienie nieprzewidzianej sytuacji wymagającej natychmiastowej nieobecności w pracy. Nie powinien być traktowany jak urlop na życzenie bez solidnego uzasadnienia.
Stosując się do powyższych wskazówek i zaleceń, zwiększysz szanse na pozytywne rozpatrzenie Twojego wniosku o urlop na żądanie przesłanego w formie SMS-a. Pamiętaj jednak, że zawsze należy uzgadniać takie kwestie z przełożonym i postępować zgodnie z obowiązującą w firmie polityką urlopową.